Как организовать корпоративную экскурсию в Петербурге: от запроса до готовой программы

За полгода до события или на этой неделе

Одни компании начинают готовиться заранее. Уже весной заказчик знает, что осенью проведёт в Петербурге конференцию и планирует познакомить с городом её участников. Мы готовим первый вариант программы и остаёмся на связи до самого события. За это время заказчик уточняет количество гостей и расписание, решает, нужна ли водная прогулка, выбирает музей или ресторан. Менеджер вносит изменения, проверяет доступность услуг и обновляет расчёт.

Бывают и срочные обращения: гости уже приехали или экскурсия нужна в ближайшие дни. Иногда нового организатора ищут потому, что прежний поставщик не выполнил договорённости. Тогда менеджер сразу проверяет, какие гиды, транспорт, билеты и партнёрские услуги доступны на нужную дату, и предлагает программу, которую можно провести в эти сроки.

Первый вариант программы мы готовим оперативно. Если впоследствии меняются количество гостей, расписание или маршрут, менеджер обновляет программу и расчёт. Чем раньше поступит сложный запрос, тем больше останется возможностей для выбора. Это особенно важно, если экскурсия нужна на иностранном языке, группа большая, маршрут сложный или у музея особые правила посещения.

Сначала выясняем, кто приедет и зачем

Перед тем как предлагать маршрут, мы выясняем, для кого готовим программу. Партнёрам или коллегам из иногороднего филиала, которые впервые приехали в Петербург, предложим знакомство с городом и встроим его в деловое расписание. Для сотрудников петербургской компании подберём авторский маршрут по определённой теме, добавим музей или предложим необычную загородную программу. Если нужно встретить статусного гостя, отдельно согласуем класс транспорта, требования к водителю, специализацию гида и каждую точку маршрута.

Менеджер уточняет состав группы, интересы гостей и то, что они уже успели увидеть в Петербурге. Для историков подберём специалиста по нужной эпохе и подготовим более глубокую программу. Компании, которая хочет пообщаться и отдохнуть, предложим другой темп и более лёгкую подачу. Также уточним язык экскурсии, продолжительность, точки начала и окончания, питание, транспорт и обязательные части маршрута.

Что мы включаем в коммерческое предложение

В коммерческом предложении мы расписываем день по времени и точкам: где встретим группу, сколько займёт переезд, когда начнётся экскурсия, во сколько запланированы посещение музея, обед или водная прогулка и куда отвезём гостей в конце.

Отдельно указываем транспорт, работу гида, билеты, питание, водную часть и другие расходы. Если заказчику нужны варианты, подготовим несколько программ с разным содержанием и стоимостью. В одну включим рейсовую прогулку на теплоходе, в другую — индивидуальный катер, в третью — экскурсию или посещение музея.

Иногда пожелание нельзя выполнить буквально. Один клиент хотел за одну водную прогулку увидеть и каналы, и Финский залив, но подходящего рейсового маршрута не было. Менеджер предложил три варианта: рейс по рекам и каналам, маршрут с выходом в залив и аренду катера, на котором можно объединить оба направления. Заказчик смог выбрать программу, которая лучше решала его задачу.

Составляем маршрут и координируем всю программу

Допустим, часть гостей нужно встретить в гостинице, остальных — на вокзале, затем отвезти всех в музей, ресторан, на причал и после программы вернуть в отель. Мы выстроим маршрут под эти точки, рассчитаем время на переезды и остановки, согласуем расписание с гидом и водителем, забронируем партнёрские услуги. Во время поездки менеджер останется на связи. Если расписание изменится, он оперативно свяжется с гидом и водителем.

Если банкет уже забронирован, включим в программу трансфер и ожидание. Если нужно организовать и питание, порекомендуем подходящее место, возьмём на себя общение с рестораном, согласуем меню и число гостей. Внесём ресторану аванс или полную сумму — в зависимости от его условий.

Водную прогулку тоже включим в общее расписание. На большом партнёрском теплоходе оформим билеты с размещением за одним или несколькими VIP-столами. Если компании нужен отдельный катер, забронируем его, согласуем время, число гостей и маршрут. Мы свяжем прогулку с экскурсией, транспортом и остальным расписанием, чтобы заказчику не пришлось координировать нескольких исполнителей.

Во время программы менеджер, гид и водитель поддерживают связь по телефону или в чате. Каждый знает, где находится группа, какая точка следующая и к какому времени нужно приехать. Но есть ещё детали, которые легко упустить при первом расчёте: например, требования к одежде водителя или расположение кресел в салоне.

В одной из недавних поездок кресло стояло не так, как на фотографии минивэна, которую заранее прислали клиентке. Оказалось, что для гостей это было важно: расхождение с фотографией их разочаровало. Хорошо, что клиентка не постеснялась сразу сказать нам об этом! Мы передали просьбу водителю, и на ближайшей технической остановке кресло переставили.

Так что о неочевидных пожеланиях лучше рассказать заранее. Тогда мы сможем учесть их до поездки или быстро исправить ситуацию в пути.

Подбираем гида и организуем посещение музея

Гида мы подбираем под язык, тему, состав группы и желаемую глубину рассказа. Большинство корпоративных экскурсий проходят на русском или английском. Если нужен другой язык, ищем специалиста под конкретную дату и программу. Так, для турецкоязычной группы мы нашли гида-турка, который хорошо знал Петербург и проводил экскурсию на турецком. К работе привлекаем экскурсоводов с действующей аттестацией.

Если клиент называет конкретный музей или выставку, мы проверяем расписание и правила посещения на нужную дату. Если заказчики ещё не выбрали музей, предложим подходящие варианты и уточним условия. Там, где это разрешено, экскурсию проведёт городской гид с необходимым допуском. Если площадка требует своего специалиста или клиент хочет экскурсию с гидом Русского музея, Эрмитажа или другого музея, договоримся с музеем.

Заранее выясним, можно ли провести всю группу одновременно, когда открывается продажа билетов и требуется ли отдельное бронирование. При необходимости разделим участников на малые группы и разведём посещения по времени. Например, для одной корпоративной программы мы заранее согласовали и забронировали посещение Бриллиантовой кладовой Эрмитажа.

Мы обещаем только то, что можем организовать. Если частный особняк закрыт для посещения, честно скажем, что провести туда группу не получится. Если музей закрыт на реконструкцию или нужный сеанс недоступен, предложим другую дату или другой объект и перестроим программу.

Оплата и документы

Оплатить программу можно наличными или по расчётному счёту — как удобно заказчику. При безналичной оплате менеджер выставит счёт и согласует условия оплаты. Экскурсионное бюро «Петербург 24» работает с юридическими лицами, заключает договор и предоставляет закрывающие документы.

Стоимость рассчитываем для конкретной программы с учётом количества гостей, продолжительности, транспорта, работы гида, билетов, питания и дополнительных услуг. В предложении укажем, что входит в общую сумму, а что оплачивается отдельно. При согласовании заказа менеджер подтвердит актуальную стоимость и состав расчёта.

Как запросить программу и расчёт

Чтобы получить первый вариант программы и расчёт, достаточно сообщить:

• дату или несколько возможных дат;
• количество гостей;
• доступное время;
• точки начала и окончания программы;
• язык экскурсии;
• ориентир по бюджету;
• обязательные части программы и пожелания к транспорту.

Позвоните по телефону +7 (812) 611-30-12. Менеджеры экскурсионного бюро «Петербург 24» работают ежедневно, без выходных, с 9:00 до 21:00. Если мы пропустим звонок в рабочее время, перезвоним. После 21:00 включается автоответчик: оставьте голосовое сообщение и по возможности укажите удобный способ связи. Утром следующего дня мы обязательно перезвоним или напишем.

Также можно отправить запрос на zakaz@petersburg24.ru. Менеджер уточнит задачу, проверит доступность гида и транспорта, возможность посетить выбранные музеи и наличие дополнительных услуг, а затем подготовит программу для согласования.